Neste post, apresentam-se os três documentos elaborados para o padrão mínimo de validação do IEGM em 2018 e apresentados e debatidos na reunião técnica da Rede Indicon nos dias 07 e 08 de maio: (i) a matriz de planejamento; (ii) os papéis de trabalho; e (iii) a matriz de achados. Eles são importantes para organizar, orientar e documentar os trabalhos de quaisquer tipos de fiscalização, inclusive a de validação de um indicador, nas suas três fases: planejamento, execução e relatório. Tais documentos foram elaborados a partir das orientações constantes nos “Padrões de Auditoria de Conformidade” e no “Manual de Auditoria Operacional”, ambos do Tribunal de Contas da União, que sintetizam as normas de internacionais de auditoria.
A Matriz de Planejamento da Validação do IEGM 2018 está estruturada em oito campos:
- Questão de Auditoria: Problema que precisa de uma resposta da fiscalização;
- Questionário do IEGM: Questões do indicador que levantam, junto aos municípios, a situação relacionada à questão de auditoria;
- Critérios de Fiscalização: Base legal, normativa, jurisprudencial e/ou de boas práticas que permite identificar uma situação apontada como um problema relacionado à questão de auditoria;
- Informações Necessárias: Elenco das informações que são necessárias para responder à questão de auditoria, dados os critérios de fiscalização;
- Fontes de Informação: Documentos e/ou bases de dados em que as informações necessárias estão disponíveis;
- Procedimentos no Tribunal de Contas e “In Loco”: Descrição dos procedimentos para confrontar as fontes de informação com os critérios de fiscalização para responder à questão de auditoria, tanto no Tribunal de Contas, quanto durante a inspeção. Essa descrição não é exaustiva, o rol completo de procedimentos deve estar mais detalhado nos papéis de trabalho.
- Possíveis Achados: Identificação das possíveis situações relacionadas à questão de auditoria que contrariam o critério de fiscalização (achado negativo) ou o reforçam (achado positivo).
As questões de auditoria, em tese, deveriam ser escolhidas – com critérios de materialidade, relevância e risco – entre vários problemas levantados anteriormente, o que não foi feito para a validação do IEGM esse ano. As cinco questões de auditoria constantes na matriz de planejamento foram elaboradas com base nas questões dos indicadores de educação e saúde: (i) que possuíam base legal/normativa facilmente disponível; e (ii) que eram passíveis de serem confirmadas com fiscalizações “in loco”.
A Matriz de Planejamento, com os ajustes acordados após a reunião técnica da Rede Indicon, está disponível a seguir:
IEGM_Validação_Matriz de Planejamento_
Este documento deverá ser utilizado pelas equipes de validação durante a fase de planejamento da inspeção “in loco”, para se ter uma visão ampla da fiscalização e identificar seus objetivos e resultados esperados.
Os Papéis de Trabalho da Validação do IEGM 2018 estão separados por questão de auditoria e estruturados da seguinte forma:
- Identificação da questão do IEGM a ser validada;
- Elenco das fontes de informação documentais que devem ser verificadas para responder à questão de auditoria;
- Detalhamento dos procedimentos de fiscalização;
- Detalhamento dos critérios para validar a resposta da questão do IEGM; e
- Detalhamento dos critérios para apontar um dos possíveis achados elencados na matriz de planejamento.
Não há um padrão para fazer papéis de trabalho: eles devem ser adaptados ao tipo de fiscalização que se pretende realizar e serem úteis para organizar, orientar e documentar a execução dos trabalhos da equipe de auditoria. A confecção dos papéis de trabalho, com o detalhamento dos procedimentos de fiscalização, deve levar em conta: (i) os procedimentos listados na matriz de planejamento; e (ii) a condição e as causas que devem ser identificadas nos possíveis achados.
Os Papéis de Trabalho, com os ajustes acordados após a reunião técnica da Rede Indicon, estão disponíveis a seguir:
IEGM_Validação_Papéis de Trabalho
Este documento deverá ser utilizado pelas equipes de validação durante a fase de planejamento da inspeção “in loco”, para organizar a documentação necessária e executar os procedimentos que podem ser feitos antes da inspeção, e na fase de execução da inspeção, para orientar os seus procedimentos. Devidamente respondidos, os papéis de trabalho tornam-se a documentação comprobatória da execução fiscalização e a base da construção da matriz de achados e do relatório.
Por fim, a Matriz de Achados da Validação do IEGM 2018 está estruturada nos seguintes campos:
- Título do Achado: Previsto entre os possíveis achados da matriz de planejamento.
- Condição: Descrição da situação encontrada na entidade fiscalizada (Foram produzidos textos padronizados para orientar as equipes de validação).
- Evidências: Elenco dos documentos e/ou dados que corroboram com a situação encontrada descrita no campo “Condição”. (Foram elencados alguns documentos para orientar as equipes de validação)
- Critério e Fonte do Critério: Detalhamento das leis, normas, jurisprudências e/ou boas práticas, já previstas na matriz de planejamento, que permitem identificar a condição apontada como um achado de fiscalização.
- Causa: Identificação dos fatos que explicam e/ou justificam a existência da condição apontada. Tais fatos devem ser identificados durante a execução da fiscalização. (Foram elencadas possíveis causas para orientar as equipes de validação)
- Efeito: Identificação das consequências, reais ou em potencial, da condição apontada. Quando há dano ao erário (que não é o caso dos achados da validação do IEGM), ele deve ser quantificado neste campo.
- Recomendações: Elenco das ações que o gestor pode e/ou deve tomar para corrigir a condição apontada. Quanto mais adaptadas para corrigir as “causas” reais do achado, melhores serão as recomendações. (Foram elencadas ações para orientar as equipes de validação)
Podem ser incluídos outros campos, tais como “Comentários do Gestor“, “Proposta de Encaminhamento” e “Benefícios Esperados“. A inclusão ou não desses campos depende do encaminhamento que cada Tribunal de Contas dará ao Relatório de Validação do IEGM: (i) se for apenas para ciência do gestor, os campos presentes na matriz de achados padrão bastam; mas, (ii) caso se exija a apresentação de um Plano de Ação ou algo semelhante, é importante incluir os campos “Comentários do Gestor” e “Proposta de Encaminhamento”, para resumir o Plano de Ação apresentado e detalhar as ações de monitoramento do Tribunal de Contas, respectivamente.
A Matriz de Achados, com os ajustes acordados após a reunião técnica da Rede Indicon, está disponível a seguir:
IEGM_Validação_Matriz de Achados
Este documento deverá ser consultado pelas equipes de validação na fase de planejamento da inspeção “in loco”, para identificar os resultados pretendidos, e após a inspeção, para descrever os achados identificados na fiscalização.
Os achados de fiscalização devem ser escritos com objetividade e clareza, especialmente no que se refere à descrição da condição, documentação das evidências, identificação das causas do achado e formulação de recomendações que sejam adequadas para combater as causas identificadas. Assim, os textos destes campos apresentados no padrão mínimo de validação devem ser encarados como um modelo para orientar o trabalho das equipes, que podem ser complementados e adaptados de acordo com as situações encontradas pelas equipe durante a execução da validação.
Os achados de validação deverão compor o Relatório de Validação do IEGM, cujo modelo será apresentado em breve, com dois tipos de encaminhamento: para ciência do gestor e para elaboração de um plano de ação.